Quản lý, điều phối

Những người từng làm việc trong lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng đều quen với thuật ngữ POS (Point of Sales - Điểm bán lẻ - Máy tính tiền) dùng cho nhân viên thu ngân. Đồng thời, bất kỳ ở ngành hàng ăn uống nào cũng cần quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu để việc phục vụ khách hàng được chu đáo nhất.

Ông Nguyễn Quang Tuấn

Hệ thống nhà hàng của Công ty cổ phần Sóng Việt (Viet Tide) đã ứng dụng giải pháp (GP) Pixelpoint POS do Công ty cổ phần Thương mại Truyền thông Tốc Độ - Speed (www.speedup.vn) - triển khai. Ông Nguyễn Quang Tuấn, Phó giám đốc Viet Tide cho biết, hệ thống Pixelpoint POS giúp Viet Tide quản lý, điều phối mọi hoạt động của nhà hàng…

Khi thực khách đặt món ăn, tiếp viên ghi lại bằng thiết bị hỗ trợ cầm tay (PDA) hoặc nhập trực tiếp tại máy POS. Thông tin sẽ được kiểm tra và chuyển đến bộ phận pha chế, từ đây chuyển đến đầu bếp hay các quầy thực hiện món ăn, thức uống. Đặc biệt nhất, các món ăn, thức uống đều có thể đặt theo công thức chế biến của khách. Thực khách theo dõi được quá trình, thời gian thực hiện món ăn (nếu muốn) và họ thường hoàn toàn hài lòng về cung cách phục vụ.

Mọi nhân viên phục vụ ở khu vực hay bàn đều phải quét thẻ. Cho nên, việc kiểm soát thời gian làm việc, hiệu suất phục vụ rất dễ. Đặc biệt, nhà hàng rất linh hoạt trong việc điều phối nhân viên hỗ trợ lẫn nhau. Về mặt quản lý, theo ông Tuấn, mọi thứ đều thể hiện rõ ràng trên màn hình POS. Viet Tide có thể quản lý chặt chẽ việc đặt món ăn. Hệ thống thanh toán cũng dễ dàng, đa dạng. Hệ thống hỗ trợ cả công việc thiết kế sơ đồ bàn với các trạng thái quản lý phục vụ và điều phối mọi hoạt động trong nhà hàng…

Người quản lý có thể biết được doanh số tức thời, theo dõi sổ sách kế toán; quản lý hàng thực phẩm tồn kho... từ đó có kế hoạch nhập hàng thực phẩm hợp lý, tránh được hư hao, mất mát…

Hướng phát triển chuỗi

Công nghệ POS hiện đang trở nên phổ biến và được áp dụng nhiều ở các công ty dịch vụ nhà hàng, bán lẻ, siêu thị. Tuy nhiên, phần lớn các chủ cửa hàng, nhà hàng vẫn không biết hết hay chi tiết chức năng của hệ thống này. Nó có thể giúp họ rất nhiều. Hoặc khi cần công nghệ để quản lý nhưng công ty lại không biết đơn vị nào cung cấp GP đáp ứng được đúng yêu cầu của họ.

Ông Hoàng Sơn Vũ, Chủ tịch Công ty Tốc Độ cho biết, DN ứng dụng POS cần chú ý một số vấn đề khi lựa chọn GP: Lĩnh vực kinh doanh (siêu thị, ngành hàng ăn uống, hàng hóa khác - hầu hết GP đều chú trọng ba hướng này); Tính tập trung dữ liệu: Khi hệ thống có từ 2 cửa hàng trở lên thì cần quan tâm đến việc quản lý để tập trung thông tin (doanh thu, khách hàng, giá…); Các tính năng của GP: Quản lý mua hàng, quản lý khách hàng, khuyến mãi, thành viên, quản lý bán hàng, quản lý nhân viên, hệ thống báo cáo... (xem xét GP hiện có trên thị trường có đáp ứng được những chức năng này không).

Đầu tư

Tùy theo quy mô của nhà hàng, DN sẽ có mức đầu tư phù hợp. Về phần cứng, GP sử dụng màn hình cảm ứng, máy in hóa đơn thanh toán (có thể tự thiết kế theo tiêu chuẩn của Cục Thuế). Đối với ngành hàng thức ăn nhanh, cần hiển thị món ăn cho khách hàng tự chọn. Nếu cửa hàng có bán thêm vật phẩm lưu niệm (có mã vạch) thì nên trang bị máy quét mã vạch. Theo ông Vũ, nếu nhà hàng chỉ cần 3 - 4 máy POS thì sử dụng chính một máy lưu trữ dữ liệu và chia sẻ cho các máy khác, do hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Anywhere của hãng Sybase yêu cầu cấu hình thấp, độ ổn định cao. Trường hợp có trên 5 máy POS, DN nên trang bị 1 máy tính cấu hình tốt, hình thức lưu trữ RAID 5 cho chắc chắn. Nếu trên 10 máy POS, cần sử dụng máy chủ như trường hợp của 12 nhà hàng ở khu nghỉ dưỡng Vinpearl, TP.Nha Trang.

Pixelpoint POS có cung cấp giải pháp đặt thức ăn qua mạng nên Pixelpoint sẽ đảm nhận việc hosting, khách hàng không cần trang bị web server. Phần mềm Pixelpoint POS tính bản quyền theo từng máy POS và không hạn chế số người dùng máy.

Ngoài ra, Pixelpoint POS có chính sách bảo trì phần mềm, bảo đảm khách hàng luôn được cập nhật phiên bản và tính năng mới nhất. Công nghệ quản lý nhà hàng tích lũy trong phần mềm sẽ giúp nhà hàng chuyên nghiệp, cạnh tranh hơn, sẵn sàng phát triển.

Ông Tuấn còn cho biết, với chi phí đầu tư hợp lý, hiệu quả mang lại rất lớn và Công ty sẽ tiếp tục đầu tư hệ thống PixelPoint POS cho chuỗi nhà hàng Confetti của Sóng Việt tại Đà Lạt và chuỗi cửa hàng bán hàng lưu niệm tại Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất.

Sơ đồ quản lý nhà hàng bằng hệ thống POS với 3 máy trạm

Hồng Vinh